De Rol van Portofoons bij Evenementen

• Geplaatst op 13 Maart 2024
• Door Portofoon Headsets

Communicatie is het kloppend hart van elk geslaagd evenement. Of het nu gaat om een muziekfestival, sportwedstrijd, of conferentie. Gestroomlijnde communicatie tussen alle betrokken teams en collega's is essentieel. In deze wereld speelt de portofoon een cruciale rol. In het onderstaande artikel leggen wij uit waarom portofoons onmisbaar zijn in evenementenbeheer.

Portofoons in evenementenbeheer

Portofoons, ook wel walkie-talkies genoemd, zijn draagbare zendontvangers die gebruikmaken van radiogolven om communicatie mogelijk te maken tussen twee of meerdere gebruikers. Het kenmerkende van portofoons is dat ze direct, betrouwbaar en over grotere afstanden kunnen communiceren zonder afhankelijk te zijn van een mobiel netwerk. Mocht je dus een groot evenement organiseren dan hoef je je geen zorgen te maken over de telefoonmasten van KPN, Vodafone, T-Mobile, Odido of een telefoonprovider die door de vele bezoekers overbelast kunnen raken. De portofoons zetten hun eigen netwerk op en kunnen onafhankelijk van de telecomproviders gebruikt worden. Maak je gebruik van smart portofoons? Deze werken wel met een simkaart, zoals de Motorola TLK100 of TLK110, maar kunnen prioriteit krijgen met een speciale simkaart. Zo gaat jouw portofoon verkeer voor de bezoekers die live gaan op Instagram of Facebook.

Voordelen van portofoons in evenementencoördinatie

Het gebruik van portofoons op evenementen brengt verschillende voordelen met zich mee:

• Directe communicatie: Snelle berichtuitwisseling draagt bij aan efficiënte besluitvorming en probleemoplossing.
• Betrouwbaarheid: Portofoons zijn betrouwbaar, zelfs in gebieden waar mobiel bereik beperkt of verstoord is.
• Duurzaamheid: Gebouwd om stevig en weerbestendig te zijn, waardoor ze geschikt zijn voor out- en indoor evenementen.
• Makkelijk te gebruiken: De eenvoudige bediening maakt het gemakkelijk voor alle teamleden om zonder uitgebreide training aan de slag te gaan.
• GPS locatie: Sommige smart portofoons beschikken over een GPS functie. Hiermee kan je precies zien welke collega waar loopt en kan je bijvoorbeeld heel gericht de dichtstbijzijnde beveiliger naar een incident sturen.

Segmentatie van personeel

Elk onderdeel van een evenemententeam, van beveiliging tot de technische crew en horeca medewerkers, kunnen baat hebben bij het gebruik van een portofoon. Portofoons beschikken over verschillende kanalen en sub kanalen. Hierdoor kan elke discipline op een eigen kanaal werken en zonder interferentie gebruik maken van de portofoon. 

• Evenementenorganisatoren: Voor algemene communicatie tijdens het evenement. Drukte bij de poort of artiesten die klaarstaan en naar het podium begeleid moeten worden door de stagemanager.
• Veiligheidspersoneel: Beveiligers zijn de oren en ogen van een evenement. Portofoons dragen bij in snelle respons en incidentbeheer.
• Technische Crew: Voor het snel oplossen van technische problemen bij het podium of de stroomvoorziening.
• Verkeersregelaars: Voor het managen van de in- en uitstroom van de bezoekers en auto's.
• Eerste hulp (EHBO): Voor het onmiddellijk melden van en reageren op medische noodsituaties.
• Horecapersoneel: Voor het bijhouden van voorraden en het efficiënt beheren van bestellingen.

Belangrijke functies van portofoons

Bij de keuze van portofoons voor evenementenbeheer is het van belang om rekening te houden met de volgende kenmerken:

• Bereik: Het moet ruim voldoende zijn om de hele evenementen locatie te dekken.
• Type: Heb je genoeg aan een vergunningsvrije portofoon? Of heb je een smartportofoon nodig? Deze laatste zijn bijvoorbeeld goed in te zetten bij hardloopwedstrijden of andere die zich over een grote afstand of gebied afspelen.
• Duurzaamheid: De apparaten moeten robuust zijn en goed functioneren in verschillende weersomstandigheden.
• Batterijduur: Lange batterijduur is cruciaal, want evenementen kunnen vele uren duren.
• Gebruiksgemak: Eenvoudige en snelle communicatie moet mogelijk zijn zonder problemen.

Ben je opzoek naar een geschikte portofoon voor jouw evenement? Neem contact met ons op en we kunnen je gericht advies geven welke portofoons het beste zijn voor jouw evenement.

Casestudies

We bekijken enkele praktijkvoorbeelden waarbij de inzet van portofoons heeft bijgedragen aan het succes van een evenement. Deze case studies belichten situaties waarin directe communicatie de veiligheid verbeterde, operationele efficiëntie bevorderde en tot een algeheel beter beheer van evenementen leidde.

Verbeterde veiligheid en beveiliging

Tijdens een groot muziekfestival waren er meerdere portofoons beschikbaar voor de horecamedewerkers, verkeersregelaars en eerste hulpteams. Met behulp van de portofoon achter de bar kon het barpersoneel bij een opstootje meteen de beveiliging inschakelen die binnen enkele momenten aanwezig waren om het incident te beheersen.

Snelle medische paraatheid

Tijdens een ander evenement was er vooraan bij het podium een medisch noodgeval. Een bezoeker was hier buiten bewustzijn geraakt. De beveiliger die vooraan bij de dranghekken gepositioneerd was zag dit gebeuren en lichtte via zijn portofoon meteen de EHBO in. Op het moment dat de EHBO medewerkers ter plaatse waren hadden zij vrij snel in de gaten dat er opgeschaald moest worden. Via de portofoon hebben zij aan de centrale post doorgegeven dat er met spoed een ambulance gebeld moest worden. Op het moment dat de bezoeker bij de EHBO post van het evenement aankwam stond de ambulance al gereed voor vervoer naar het ziekenhuis.

Gebruik portofoons

Om het meeste uit portofoons te halen tijdens evenementen, volgt hier een aantal tips:

• Zorg voor genoeg apparaten voor alle sleutelpersonen.
• Implementeer een helder en simpel te volgen communicatieprotocol. 
  Gebruik bijvoorbeeld vooraf afgesproken radiocodes.
• Leid personeel op in het effectief gebruiken van de portofoon. 
• Voer regelmatige controle en onderhoud van de apparatuur uit. Zijn de accu's nog goed genoeg om een dag mee te gaan.
• Voorzie je personeel van een goede portofoon headset zodat zij inkomende berichten ten aller tijde kunnen horen.

Conclusie

De effectiviteit van de communicatie kan maken of breken hoe soepel een evenement verloopt. Portofoons fungeren als de ruggengraat voor het onderhouden van contact tussen verschillende teams. Door te kiezen voor de juiste apparatuur, te investeren in training en heldere protocollen te volgen, kan men verzekeren dat elk evenement soepel verloopt.

Laat uw evenement niet in het water vervallen door communicatiefouten. Investeer in goede portofoons en waarborg de veiligheid en het plezier van al uw deelnemers en bezoekers. Heb je vragen over welke portofoon het meest geschikt is voor jou? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor advies.